ホワイトボードを有効活用して会議をブラッシュアップ！効果的な使い方や書き方のポイントも紹介！

投稿者 111投稿日: カテゴリー オフィス関連, ホワイトボード

会議は配布された紙の資料を見ながら行われることが多いですが、ホワイトボードを有効活用すれば、さらに会議の質が上がります。

ホワイトボードを使用すると、会議の目的や流れ、決定事項が視認しやすく、参加者全員が、共通認識を持ちながらの進行が可能です。

そこで、今回は会議の質を上げるホワイトボードの使い方を詳しく紹介します。参加者に伝わりやすい書き方のポイントや、さまざまなタイプのホワイトボードについて紹介していきます。

「会議で同じ話が繰り返されることが多い」「会議が脱線しやすい」と感じている方は、ぜひ参考にしてください。

会議におけるホワイトボードの役割

ホワイトボードの会議における役割は、大きく分けて以下の3つです。

  1. 会議の目的・議題の確認
  2. 会議の流れを把握させる
  3. 決定事項の確認

各役割について、詳しく紹介します。

1.会議の目的・議題の確認

会議を開く際は、当然何かしら目的や議題があります。しかし時間の経過とともに、話が脱線しやすくなり目的や議題がぼんやりすることも多いのではないでしょうか。

会議の目的・議題をホワイトボードに明記しておけば、目的・議題を見失わずゴール地点に向かって話合いを続けることができます。

2.会議の流れを明確にする

会議に集中できなかったり、途中参加したりして「今、何について話し合われているか分からない」と思った経験がある方も多いのではないでしょうか。

ホワイトボードに現時点で話し合っている内容や意見を書いていけば、その時点で何を話しているか視認しやすく、会議の流れがつかみやすくなります。

3.決定事項の確認

会議での決定事項をホワイトボードに書くことで、決定事項について参加者全員が共通認識を持つことができます。会議後に「結局どういう結論になったんだっけ？」ということが無くなるでしょう。

会議終了後にホワイトボードを写真撮影すれば、会議の議題や流れ、決定事項が確認できる記録となります。

会議にホワイトボードを使うメリット

会議の目的や流れ、決定事項を共通理解しやすくなるホワイトボード。その他にも会議にホワイトボードを用いることで、以下のようなメリットがあります。

  1. 重複した発言が少なくなる
  2. 発言を整理しやすくなる
  3. ファシリテーターに注目が集まり参加者が積極的に会議に参加する態度になる

各メリットを詳しく紹介していきます。

1.重複した発言が少なくなる

会議が長くなってくると、既に出ている意見が忘れられて重複した内容の意見が出やすくなります。ホワイトボードで出された意見を書いておくことで、重複した内容の発言が少なくなり、時間の無駄が省けます。

2.発言を整理しやすくなる

会議中に意見が多数出ると、全く違う意見や似たような意見が出てきます。ホワイトボードに書くことで、別の意見を組み合わせたり、グループ化したりできるので、発言が整理しやすくなるでしょう。

3.ファシリテーターに注目が集まり参加者が積極的に会議に参加する態度になる

通常、会議では手元に紙資料が配られます。手元に資料があると、ついつい資料に目を落としがちになり、話し合いに集中できない参加者も出がちです。

会議を進行するファシリテーターや書記役がホワイトボードに記入することで、視線が一点に集中しやすくなり、参加者により積極的に会議に参加する態度が生まれます。

会議でのホワイトボードの使い方・書き方のポイント

会議でホワイトボードを有効活用するためには、使い方・書き方のポイントがあります。それぞれのポイントを詳しく紹介していきます。

会議の質を上げる使い方のポイント

より効果的なホワイトボードの使い方は、以下の通りです。

  1. 全員が見やすい位置に設置する
  2. 会議の議題やゴールを書いておく
  3. 話合いの過程を書く
  4. 決定事項を書き全員で確認する

  5. 途中で消さずに会議の経過の記録とする

1.全員が見やすい位置に設置する

まず重要なのがホワイトボードを置く位置です。キャスターで移動できるタイプなら、全員が見やすい位置に設置しましょう。

記入するのは基本的に進行役であるファシリテーターです。ファシリテーターが記入することで、出てきた発言を整理しながら会議が進めやすくなります。

会議の時間短縮を狙うのなら、書記役が記入するとよいでしょう。

2.会議の議題やゴールを書いておく

会議開始前にあらかじめ議題や目的を書いておくと、何について話し合えばよいか参加者が理解しやすくなります。また途中で脱線しにくくなり、ゴールを見失わず話合いが続けられます。

3.話合いの過程を書く

会議中には、現在話し合っている内容や出た意見を書いていきましょう。話を聞き取れなかったり、途中から参加したりした人も、今、何について話し合っているかを認識しやすくなります。

4.決定事項を全員で確認する

会議の最後には決定事項をファシリテーターが読み上げて、全員で確認します。参加者の共通理解が深まり、各人が今後の行動に移しやすくなるでしょう。

5.途中で消さずに会議の経過の記録とする

ホワイトボードに記入した内容は、会議終了まで消さずに残しておきましょう。板書全体が、会議の流れが一目で分かる記録となります。ホワイトボードを撮影しておけば、会議の記録を取る手間が省けます。

書く分量が多い会議では、あらかじめ2枚設置したり、裏表が使えるホワイトボードを使用したりするのがおすすめです。

参加者に伝わりやすい書き方のポイント

参加者に伝わりやすい書き方は、以下4つのポイントを押さえましょう。

  1. 要点のみを書く
  2. 重要な点を強調する
  3. 色を使い分ける
  4. 図やグラフを用いる

1.要点のみを書く

会議中の発言などは、簡潔に要点のみを書きましょう。発言をそのまま書くと時間が掛かり、会議が度々中断してしまうことになります。また要点のみ書けばスペースも小さくて済み、途中で消さずに済みます。

2.重要な点を強調する

文字を強調するテクニックを使えば、重要な点が参加者に伝わりやすくなります。強調のテクニックは以下のようなものがあります。

  • 四角や丸で囲む
  • 太字で書く
  • 大きな字く書く
  • マークを付ける
  • 丸いマグナットを横に貼る
  • 色を変える

3.色を使い分ける

黒だけでなく、複数の色を使うとより見やすい板書となります。強調したい箇所に赤を使ったり、グループごとに色分けして囲んだりすると、一目で理解できるでしょう。

4.図を描く

印刷した資料と違い、その場で図が描けるのはホワイトボードの強みです。口頭で説明しても分かりにくいデザインや配置図などは、ホワイトボードに図を描いて説明すると伝わりやすくなります。

ホワイトボードの種類と使い分け方

ホワイトボードは、材質やスタイルの違う製品が多数販売されています。それぞれの特徴やおすすめの使い方を紹介します。

材質の違い

ホワイトボードの材質はスチール製とホーロー製に分かれます。それぞれの長所・短所を紹介します。

●スチール製

スチール製のホワイトボードは、亜鉛メッキ鋼板に白い塗装を施し、上から硬化型アクリルなどが塗られています。

鋼板は鉄を含んでいるので、マグネットが使えます。比較的安価で買える点がメリットです。

〇【両面】 脚付ホワイトボード W1800mm

●ホーロー製

ホーロー製ホワイトボードは、亜鉛メッキ鋼板に白い薬剤を含んだガラス質の釉薬（ゆうやく）を塗り、高温で焼き付けて作られます。

スチール製同様、鋼板が使われてるのでマグネットの使用可能です。表面がガラスのように非常に滑らかで書きやすく、消す時もキレイに消しやすいのがメリットです。スチール製に比べて、やや高価になります。

〇【両面/無地】 ホーロー ホワイトボード 脚付き W1800×H900

タイプ別ホワイトボード

ホワイトボードは、形状の違うさまざまなタイプがあります。使い方に適したタイプの製品を選んでください。

●壁掛け式

常に同じ部屋で同じ座席配置で会議するなら、壁掛け式のホワイトボードがおすすめです。脚が無い分、スペースをスッキリ使えます。脚付きに比べて、リーズナブルな点も嬉しいポイントです。

〇ホワイトボード 無地 壁掛け W1800×H900 

●キャスター付き

会議の部屋が固定されていなかったり、また座席位置が変更したりするオフィスでは、キャスター付きのホワイトボードが使いやすいでしょう。1枚のホワイトボードで書ききれない場合の追加分としても便利です。

〇[片面] 脚付ホワイトボード W1200mm 

●卓上タイプ

A4やA3サイズのコンパクトな卓上タイプ。軽いミーティングなら、充分機能を果たします。キャスター付きタイプが使えない狭いスペースや、オフィス以外の場所に持ち歩いて使えます。

〇プラス デスクトップホワイトボード 両面 

●両面タイプ

裏表が使える両面タイプ。片面が書き終わったら、裏側にも書けるので書く量が多い会議でも安心です。資料を素早く提示したい場合にも、あらかじめ資料が貼っておけるので便利です。

〇[両面]脚付ホワイトボード W1200mm

●罫線入りタイプ

会議には使いませんが、スケジュール表や勤怠管理表など決まった使い方をする場合は、あらかじめ罫線入りのホワイトボードが便利です。

〇ホーロー ホワイトボード 月予定 壁掛け W1800×H900

●透明ボード

アクリル板で作られた透明ボード。光が遮られないので、圧迫感を感じさせません。裏側にプリントされた紙を貼って表側から書けば、紙を汚さず何度も記入することができます。学習塾など反復作業が多い施設で便利です。

通常のホワイトボードに比べて生活感が無いので、おしゃれなディスプレーとしても使えます。マグネット使用可能な製品を選ぶとさらに便利に使えます。

〇透明ボード シンプル タテ型

ホワイトボードを有効活用して、会議の質を高めよう！

会議が長びくとゴール地点を見失ったり、何が今、話し合われているか分からなくなったりすることがよくあります。

ホワイトボードを有効活用すれば、会議の目的や流れ、決定事項を参加者全員がより理解できます。そのため、話が脱線しづらくなり会議の質がグッと上がるでしょう。

今回は会議をブラッシュアップするホワイトボードの有効活用法について、詳しく紹介しました。

今回紹介した使い方・書き方のポイントを押さえれば、さらにホワイトボードを使う効果がアップします。ぜひホワイトボードを有効活用して、会議をより質の高いものにしてください。

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