投稿者 111投稿日: カテゴリー オフィス関連
新型コロナ感染症の流行で導入が加速したテレワーク。働き方の選択肢として、今後ますます増えていくことが予想されています。
テレワークの導入にあたっては、導入の目的を明確に持って、一つずつ準備を進めていくことが成功の鍵になります。
そこで今回はテレワークの導入の手順とやるべきことを解説。テレワークの導入はどこから始めればいいのか、お悩みの方はぜひ読んでみてください。
1.テレワークのメリット
テレワークには多くのメリットがあると言われています。ですが、もしその会社や社員にとってメリットがなければテレワークを導入する意味はありません。
まずは自分の会社にとって、テレワークは導入する価値があるかどうかを見極めることが必要です。
テレワークのメリットは以下のようになります。
①社員が自由な働き方を選べる
自宅やカフェ、コワーキングスペースなど働く場所を自由に選べることは、社員のモチベーションを上げることに。さらに満員電車や通勤ラッシュのストレスからも解放されます。
こうした流れから生まれたのが「ワーケーション」という働き方です。なかなかまとまった休みが取りにくい人でも、好きな場所に行って、リフレッシュをしながら働けます。
②生産性の向上
会社という場所に縛られていることで、生産性が低下していることもあります。
今まで通勤に取られていた時間を趣味の時間に回したり、家族と過ごす時間に当てたりできるようになれば、仕事へのモチベーションも自然にアップすることに。結果的に生産性の向上につながります。
またテレワークにすることでデジタル化を進めざるを得なくなり、結果的にアナログな作業が減り、ペーパーレス化も進むことになるでしょう。
③ワークライフバランスの充実
子育てや介護で離職を選ばざるを得なかった人でも、テレワークの導入で仕事を続けられる可能性が持てます。会社にとっても大切な人材の雇用継続ができることはメリットといえるでしょう。
ただしそういった社員が仕事に専念しづらい時期は、労働時間などの配慮も必要です。
④優秀な人材の確保
業務のほとんどをテレワークで行うことができれば、会社から離れた場所に居住する人の採用も可能です。通勤可能なエリアに居住する人を募集するよりも広いエリアで募集をかけられ、より優秀な人材の採用につながります。
同様に能力が高くても身体に障がいを持っていて、通勤が難しく採用できなかった人材に門戸を広げることもできるでしょう。
⑤会社のコスト削減
社員の通勤する回数が減ることから会社は通勤手当を削減できます。また一日に出社する人数が減るので、オフィス面積の縮小という選択もでき、この場合は賃貸料や光熱費などの維持費も削減できるでしょう。
⑥非常時での事業継続
テレワークを導入すると、地震などの天災でオフィスが使用できなくなった場合も事業を継続する可能性が持てます。今回のコロナ禍はテレワークの有用性が実証されたケースだったのではないでしょうか。
今後も地震や水害、感染症流行などの危険性は続きます。平時からテレワーク体制を構築しておけば、いざという時の事業継続に役立つでしょう。
2.テレワーク導入の手順
①テレワーク導入の目的を考える
テレワーク導入を検討しているならば、まずは何を目的としてテレワークを導入するのかをよく検討することが重要です。「時代の流れだから」といった理由での導入ならば、テレワークのメリットを充分享受することができません。
「社員の働きやすさ」や「生産性の向上」など、明確な目的を持った上で導入に舵をきりましょう。
②現状調査
テレワーク導入にあたっては社内の現状を把握しましょう。
業務の中にはテレワークに向かないものもあります。各部署から業務を全て提示してもらい、テレワークで行える業務と行えない業務を区別します。そのままの形では行えない業務でも、やり方を変えることで行えることもあります。担当部署と連携を取りながら確認していきましょう。
さらに就業規則を確認して、勤務時間や通勤手当などを確認し、修正する必要があるかを確認します。
またテレワークの対象者になる社員のインターネット環境も調査しましょう。
③テレワークのルール作りと環境整備
ルール作りは勤怠管理や勤務評価、業務管理関係で必要です。環境整備では対象者のインターネット環境を整えたり、コミュニケーションツールの選定を行います
さらにセキュリティ対策を万全に行わなくてはいけません。セキュリティ対策は社員が守るべきルール面とセキュリティ対策ツールを用いた技術面の両方から行いましょう。
環境整備とルール作りについては、第3章でくわしく解説します。
④テレワークの研修会を実施
本格導入の前にテレワーク対象者や対象者の上司に向けて、研修会を開催しましょう。テレワークのマニュアルを作って配布しておけば、テレワークが導入された時の手引きとしても使えて便利です。
内容は以下のようになります。
| ①テレワークの目的 ②テレワーク時の勤務体制・ルール ③使用するツールの操作方法 ④セキュリティ対策について |
とくにセキュリティ対策は情報漏洩などが起きてからでは取り返しがつかないので、しっかりと社員に浸透させましょう。
またテレワーク対象者でパソコンスキルが一定水準に達していない人がいれば、追加して研修を行うなどのフォローが必要です。
⑤テレワーク試行
ルール作りや環境整備が終わったら、本格導入の前にテレワークの試行をおすすめします。限られた人数で、毎日ではなく週1～2日といった頻度でテスト的に実施してみましょう。
何か問題点や課題が浮かび上がってきたら改善策の検討が必要です。
⑥本格導入
試行での課題が改善されて、研修によって社員にテレワークの知識が身についたら、本格的にテレワークを導入します。
⑦検証、改善
本格的に導入されれば、気が付かなかった課題がさらに出てくるはずです。対象者にアンケートを取るなどして課題を洗い出していきます。またよかった点も調査して、働き方の向上につながっているかも検証しましょう。
「課題が見つかったら改善する」ということを何度も繰り返しながら、よりよいテレワーク環境を整えていきます。
3.環境整備とルール作りをくわしく解説
3-1.テレワークのルール作り
①勤怠管理
普段はタイムカードで行っていた社員の勤怠管理。テレワークではタイムカードに代わる方法が必要です。
他の方法としては、仕事を開始、終了する時に上司にメールや電話で報告する、パソコンのログイン状況で確認するなどが考えられます。
その他にもクラウド型の勤怠管理ツールを利用するのもよいでしょう。
②人事評価
テレワークでは上司が部下の勤務態度を確認することができず、評価が難しくなってしまいます。成果だけで評価する方法もありますが、能力によっては不公平感が出てしまうことも…。
そこでテレワークで有効なのが評価項目の明確化。これは成果だけでなく、オンライン会議での発言やオンライン面接の内容、仕事の進捗状況など、明確で細分化された項目で評価していく方法です。
③業務管理
職場で仕事をしていれば、上司は部下の業務管理がしやすいといえます。ですが離れて仕事をしていると、部下の仕事の進捗状況が分かりにくいので、仕事が遅れていても気づけずに業務に支障が出ることも起きやすくなります。
職場で仕事をする時よりもスケージュールを細かく設定して、進捗状況を随時報告するなどのルールを決めておくとよいでしょう。
③セキュリティ上のルール
セキュリティ対策がおろそかになると、情報漏洩やウィルス感染の危険性が高まります。
セキュリティ対策のルールとは、テレワークでパソコンを使う時に社員が守るべきルールです。例えば「フリーWi-Fiを利用しない」「パソコンを家族と共用しない」「外部記憶媒体（USBなど）を使用しない」「パソコンを網棚に置かない」など、パソコンの取り扱い全般について決めていく必要があります。
3-2.テレワークの環境整備
①パソコンやタブレット、携帯電話
一人一人にインターネットに接続可能なパソコン、携帯電話、タブレット端末などを用意します。
パソコンは社員の私物を使うことも可能ですが、セキュリティ的に心配な場合もあるので会社から貸与するケースが多いようです。
①インターネット環境
インターネット環境が整っていない社員には、環境を整える必要があります。
自宅で仕事をする社員にはWi-Fiルーターを自宅に設置。自宅以外で仕事をする場合がある社員ならば、携帯電話を使ったデザリングを利用するのがおすすめです。
社員のインターネット環境を使う場合は、例えば会社が半額負担するなど通信費についてのルール作りが必要になります。
②コミュニケーションツール
社員同士のコミュニケーションを取るための、コミュニケーションツールを決定します。チャットツールやグループウェアなどから、会社に合ったものを選びましょう。
③ビデオ会議システム
社員同士や取り引き先とのビデオ会議に使うツールも準備します。「Zoom」や「Microsoft teams」などが多く使われているビデオ会議ツールです。
③セキュリティ対策
技術面でのセキュリティ対策としては、データの暗号化、ウィルス対策ソフトの利用、VPN機器などを使った安全な回線の使用などがあげられます。
4.テレワークにおすすめな家具10選
①デスク W90×D45×H70cm
北欧風のデザインがオシャレなデスクです。ナチュラルな雰囲気で自宅のインテリアにもよくなじみます。
天然木使用で仕事中も癒されます。
②デスク スチール
仕事中に使うものが多い人におすすめのシェルフ付きデスク。Wi-Fiルーターやプリンター、資料などが収まります。プライベートと仕事をしっかり分けたい人にぴったりです。
③デスク＆スツール
部屋が狭くてデスクを置く場所がない人におすすめデスク＆スツール。コンパクトなサイズで場所を取りません。
アンティークな雰囲気がオシャレです。
④オフィス チェア 【mini】 [ヤマソロ] レザー
手頃な価格ですが、高級感ある見た目のオフィスチェアです。座り心地もかなり上質。
コンパクトサイズで肘掛けも上がるので、デスクにすっぽり収まり、場所を取りません。
⑤エルゴヒューマン プロ オットマン HIGH ハイブリッド
業務のほとんどがテレワークという方なら、チェアには相当こだわりたいもの。こちらは世界中で愛されているエルゴヒューマンシリーズの最上級モデル「プロ オットマン」です。
各パーツが細かく調節できるので、オーダーメイドのようにぴったりのサイズ感に。リクライニングとオットマンを使用すれば、休憩中も最高にリラックスできます。
まとめ
今回はテレワーク導入時の手順とやるべきことについて、くわしく紹介しました。
テレワークを導入する際はしっかり目的を持つことや環境整備、そしてルール作りが重要です。
試行錯誤をしながら、会社にとって有益で、社員にとっては働きやすいテレワークシステムを作ってください。