投稿者 111投稿日: カテゴリー オフィス関連
魅力的なオフィスは、会社のブランド力をアップする一つの武器ともいえます。会社の重要な要素であるオフィスを移転する時、さらに魅力をパワーアップさせたオフィス作りが重要です。
オフィス移転は多くの複雑な手順があり、想像以上に大変なプロジェクトといえます。しっかりとしたビジョンを持ち、綿密な計画を立てて、計画を実行していかなければなりません。
そこで今回はオフィス移転について、計画スタートから移転後までの流れを詳しく解説していきます。さらにやるべきことのチェックリストも掲載。オフィス移転で悩んでいる方はぜひ一読ください。
Contents
6か月前までにやるべきこと
1.オフィス移転に関する方針を立てる
①プロジェクトメンバーの選出
会社にとってオフィスの移転は、今後の経営に関わる重要なプロジェクトです。やるべきことが多岐に渡ってたくさんあるので、プロジェクトチームを作り、メンバーは移転業務に専念するとよいでしょう。
②オフィス移転の目標を決定
プロジェクトのメンバーが選出されたら、新オフィスをどういったものにしたいか、移転の目標を決めます。
まず現オフィスでの課題を洗い出し、その上で新オフィスに求めること、社員がどんな働き方を目指すのか明確なビジョンを決めましょう。
こうしたビジョンを決める際には、社員にアンケートするなど、意見の吸い上げが重要です。
ここが明確ですと物件やオフィス家具、オフィス機器、設備を選ぶ時やオフィスのデザインを決める時にぶれることなくプロジェクトを進めていけます。
③スケジュールを決める
移転作業に入る前に、大まかなスケージュールを立てていきましょう。スケージュールを立てることで、どの段階に何をやるべきかはっきりさせることができます。
大まかなスケージュールが決まったら、社員全員が見通しが持てるように周知します。
2.現オフィスの解約予告期間を確認
まず確認すべきなのは現オフィスの解約予告期間です。「解約予告期間」とは賃貸物件を退去する時に、貸主に何ヶ月前までに解約通知する義務があるかを決めた期間。
オフィスの場合、解約予告期間は6ヶ月前までが一般的です。小規模オフィスでは3ヶ月前までという場合もあります。
決められた期間を過ぎてから解約通知をすると、違約金が発生したり、退去後も決められた期間の賃料を払う必要が出てきたりするので注意が必要です。
3.移転先の新オフィスを選ぶ
すぐに入居できるオフィスなら問題ありませんが、建設中のビルが移転先の場合は工事終了まで入居できません。いつから入居できるかを確認してから、現オフィスの解約予告をしましょう。
物件を選定するには、オフィスの不動産仲介業者と交渉することになります。業者によって「大規模オフィスに強い」「都心のオフィスに強い」など、それぞれ強みがあるので、いくつかの仲介業者にコンタクトして自社に合った業者を選びましょう。
オフィスを選ぶ時のポイントは以下のようになります。
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新オフィス選定のポイント
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4.現オフィスの解約予告をする
賃貸オフィスは原則として、原状回復工事を施して入居前の状態に戻してから、貸主に引き渡します。
現状回復工事には1ヶ月程度かかるのが通常です。解約予告期間が6ヶ月前までだとしたら、1ヶ月の原状回復工事期間を差し引く必要があります。新オフィスへの移転日から遅くても5ケ月前までには解約予告を済ませておきましょう。
4～5ヶ月前までにやるべきこと
1.業者の選定
新オフィスの物件が決まったら、移転に関わる業者を選定していきます。コストを抑えるためには、複数の業者と交渉し、見積もりを取ってから業者を選定しましょう。
移転に関する業者は以下のようになります。
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①新オフィスの内装業者 |
①～③のような業者と交渉していきますが、※④のようにオフィス移転を総合的にサポートする会社と契約してもよいでしょう。
④のような会社は新オフィスの物件選びから、整備、引っ越し、現オフィスの原状回復工事まで総合的にサポートしてくれます。慣れないオフィスの移転では見落としてしまう手順が発生しがちです。移転の総合的なサービスを利用することで、そうした見落としを防ぐことができます。
また通常業務が忙しくて、移転のプロジェクトチームを編成することが難しい会社もこうしたサービスの利用がおすすめです。
2.オフィスのレイアウト決定
内装や設備工事の業者が決定したら、新オフィスのレイアウトを決定していきましょう。各部署からの意見を吸い上げながら、また内装や設備関係の業者のアドバイスを受けながらレイアウトに決定します。
その際には移転プロジェクト開始時に決めた、新オフィスを作る時の目標を実現できているか確認が重要です。
3.各工事の契約や着工
レイアウトが決まったら、正式に契約をして内装や設備工事を開始します。
工事開始前の現状を記録しておくと、契約解除の時のトラブル防止にもつながるので写真を撮っておくことを忘れないでください。
着工に際しては、図面通りの工事が行われているかなど、業者立ち合いのもとで確認作業が重要です。
工事業者とは密にコミュニケーションを取り、工事スケージュールや追加費用、電源の位置など細部にわたって確認しながら、工事を進めていきましょう。
工事が始まる前には、消防署に「防火対象物使用開始届書」と「防火対象物工事等計画届出書」を工事着工の7日前に管轄の消防署に提出しなくてはなりません。内装業者が代行する場合が多いので、業者に確認しましょう。
3ヶ月前までにやるべきこと
1.オフィス家具やOA機器の選定
レイアウトが決まったら、オフィス家具やOA機器の選定に入ります。最初に決めた新オフィスの目標に合うオフィス家具や什器、OA機器などを購入しましょう。
2.引っ越し業者の選定
廃棄するものや新オフィスで使うものが決まったら、引っ越し業者の選定に入ります。こちらも複数社で見積もりを取って選定していきましょう。
年度末に移転する場合は、非常に混み合う時期ですので、早めに契約しておくと安心です。
2ヶ月前までにやるべきこと
1.取り引き先へ移転の連絡をする
自社だけではなく、取り引き先の会社もこちらの住所や電話番号など登録データを変更する必要があります。遅くとも1ヶ月前までには挨拶状を出して、移転の連絡をしましょう。
取り引き会社だけでなく、関係先にも移転の連絡をします。
連絡すべき関係先は以下のようになります。
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2.書類などの住所・電話番号の変更準備
社内で使用する、住所や電話番号が記載されているものの変更準備をしましょう。
変更の必要があるものは以下のようになります。
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ホームページには早めに移転のお知らせを記載しておき、移転直後に新住所や新しい電話番号に更新できるように準備しておきます。
3.移転に関する社内への説明
①移転に関する資料の作成
移転に関する詳細な資料を作り、社員に配布して周知を図りましょう。移転までの準備作業や社員の作業分担、当日のタイムスケジュールや社員の作業分担について明示します。
②移転後の新オフィスについての資料の作成
移転後に通常業務にスムーズに移れるように新オフィスについての資料を作成します。内容としてはオフィスが入るビルの使用規則や新オフィスの利用ルールについて説明します。
③社員向けの移転に関する説明会
移転に関する説明会を開いて、社内の共通理解を深めます。社員の意見を吸い上げて、さらに必要な作業があれば追加しましょう。
1ヶ月前までにやるべきこと
1.移転前に必要なインフラの事務手続きをする
移転前に必要なインフラの手続きをします。
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2.梱包を始める
移転のおよそ1ヶ月前になると引っ越し業者から梱包材が届きます。新オフィスに運ぶもので、移転までに使わないものから順次梱包を始めてください。
移転当日までにやるべきこと
1.移転前に必要な事務手続きをする
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2.パソコン内のデータのバックアップ
移転に際してデータの消失が無いように、パソコン内のデータのバックアップを取っておきましょう。データが膨大な場合は専門業者に頼むと安心です。
3.廃棄物、残すもの、運搬するもの別にリストを作る
現オフィスにあるものを廃棄するもの、残すもの、新オフィスに運搬するものに分けてリスト化しましょう。リスト化することで移転当日はスムーズに分別できます。
移転後にやるべきこと
1.ホームページの更新
移転後すぐにホームページを新しい住所と電話番号に更新します。すぐに更新できるよう、あらかじめページは作成しておきましょう。
2.原状回復工事の開始
移転後すぐに旧オフィスの原状回復工事を開始します。余計な賃料を支払わないためにも解約予告日に間に合わせることが重要です。
3.移転後に必要な事務手続き
移転後まもなく提出義務のある届出書類は多数あります。移転後ではなく、早い時期から書類等の準備を進めておきましょう。
オフィス移転後に必要な手続きは以下のとおりです。窓口のほかに郵送や電子申請、オンラインでの変更が可能な場合があります。
①本店、支店移転登録申請（どちらか）
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※上の手続きは司法書士などが代行できます。
②労災保険、雇用保険の手続き
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※上の手続きは社会保険労務士などが代行できます。
③健康保険、厚生年金保険の手続き
健康保険、厚生年金保険適用事業所所在地名称変更（訂正）届
（移転前の管轄の年金事務所：移転後5日以内）
※上の手続きは社会保険労務士などが代行できます。
④納税地変更および給与支払変更の手続き
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※上の手続きは公認会計士や税理士などが代行できます。
⑤金融関係の手続き
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オフィス移転でやるべきことチェックリスト
6ヶ月前までにすべきこと
☐プロジェクトチームの結成
☐オフィス移転の方針、目標を決定
☐社員アンケートなどの意見収集
☐大まかなスケージュールの決定
☐社員におおまかなスケージュールを周知
☐現オフィスの解約予告期間を確認
☐移転先の新オフィスを選定
チェックすべき項目
☐立地
☐広さ
☐最寄り駅からの距離
☐賃貸料などのコスト面（共益費、預託金、礼金、更新料など）
☐周辺施設（銀行、郵便局、役所、飲食店）
☐社員の通勤の利便性
☐施設の設備（電気容量、電話回線数）
☐新オフィスの契約
☐貸主に現オフィスの解約予告
4～5か月前までにすべきこと
☐新オフィスの内装業者の選定
☐内装工事の見積もり
☐新オフィスの設備工事業者の選定
☐設備工事の見積もり
☐現オフィスの原状回復工事業者の選定
☐原状回復工事の見積もり
☐総合的な移転サービス業者の選定
☐総合的な移転サービスの見積もり
☐オフィスレイアウトに関する各部署からの意見収集
☐オフィスレイアウトの決定
☐オフィスレイアウトが新オフィスの方針に合っているか確認
☐内装業者と正式に契約
☐設備工事業者のと正式契約
☐新オフィスの工事前に原状の撮影
☐防火対象物使用開始届書を提出
（新オフィスの管轄の消防署：工事開始7日前まで）
☐防火対象物工事等計画届出書を提出
（新オフィスの管轄の消防署：工事開始7日前まで）
☐着工前に内装業者と現場確認
☐着工前に設備工事業者と現場確認
3ヶ月前までにやるべきこと
☐オフィス家具や什器の選定
☐オフィス家具や什器の契約
☐OA機器の選定
☐OA機器の契約
☐引っ越し業者の選定
☐引っ越し料金の見積もりを取る
☐引っ越し業者との契約
2ヶ月前までにやるべきこと
☐取り引き会社に移転の挨拶状を送付
☐取り引き先に連絡
☐取り引き金融機関に連絡
☐契約している会計事務所・税理士事務所に連絡
☐契約している弁護士事務所などに連絡
☐複合機などリース会社に連絡
☐同業者団体など加入団体に連絡
☐新聞などのサービス業者に連絡
☐セキュリティ業者に連絡
☐書類などの住所・電話番号の変更準備
☐ホームページ
☐印章
☐ゴム印
☐名刺
☐社員証
☐伝票
☐請求書
☐契約書
☐封筒など
☐社員向けの移転に関する資料製作
☐社員に移転に関する資料を配布
☐社員向けの新オフィスに関する資料の作成
☐社員に新オフィスに関する資料を配布
☐社員に向けて移転に関する説明会を開く
1ヶ月前までにやるべきこと
☐インフラの変更手続き
☐電気会社
☐水道事業者
☐ガス事業者
☐電話会社
☐プロバイダ
☐郵便局（郵便物届出変更届）
☐梱包の開始
移転当日までにやるべきこと
☐移転前に必要な事務手続き
☐車庫証明（移転先の管轄の警察署）
☐防火対象物使用開始届出書（移転先の管轄の消防署：移転の7日前まで）
☐防火・防災管理者選任（解任）届出書
（移転先の管轄の消防署：移転の7日前まで）
☐消防計画作成（変更）届出書（移転先の管轄の消防署：移転の7日前まで）
☐パソコン内のデータのバックアップ
☐廃棄物、残すもの、運搬するもの別にリスト化
移転後にやるべきこと
☐ホームページの更新
☐原状回復工事の開始
☐移転後に必要な事務手続き
本店・支店登録申請（どちらか）
☐本店移転登録申請（法務局：本店移転日から2週間以内）
☐支店移転登録申請（法務局：本店移転日から3週間以内）
☐労災保険、雇用保険の手続き
☐労働保険名称、所在地等変更届
（労働基準監督署かハローワーク：移転翌日から10日以内）
☐雇用保険事業主事業所各種変更届
（労働基準監督署かハローワーク：移転翌日から10日以内）
☐健康保険、厚生年金保険適用事業所所在地名称変更（訂正）届
（移転前の管轄の年金事務所：移転後5日以内）
☐納税地変更および給与支払変更の手続き
☐異動事項に関する手続き（移転前の管轄の税務署：移転後速やかに）
☐給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出
（移転前の管轄の税務署：移転後1ヶ月以内）
☐銀行口座の住所変更手続き（銀行窓口、オンライン）
☐法人クレジットカードの住所変更手続き（オンライン、郵送）
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オフィス移転におすすめ商品5選
①フリーアドレステーブル W2400×D1200×H720
新しいオフィスで社員のコミュニケーションを増やしたい場合におすすめなフリーアドレスオフィス。決まった席が無いので、いろいろな社員とのコミュニケーションが増やせます。
こちらはフリーアドレスオフィスにぴったりのミーティングテーブル。木目とブラックの組み合わせがオシャレです。
②OAオーバルテーブル W1800xD900 ナチュラル
休憩室のテーブルとしても、ミーティングテーブルとしても使えるオーバル型のテーブル。
角が無いので、お互いの顔を見ながら話せて、コミュニケーションが活性化します。
③ファブリックチェア ターコイズブルー
ターコイズブルーが爽やかなチェア。コーポレートカラーがブルーならエントランスホールに置くと、会社のイメージをアピールできます。
背面や座面にウレタンクッションが入っており、座り心地のよさも魅力です。
④OAラウンドテーブル φ1200 ホワイト
上のターコイズブルーのチェアとセットで使いたい、ラウンド型のテーブルです。
セットでエントランスホールに置けば、爽やかでオシャレな雰囲気に。会社のイメージアップにつながります。
⑤プラスチック台車 300kg
引っ越し作業に大活躍する台車です。300㎏までの荷物が運べます。ポリプロピレン樹脂製で金属製のものより錆びにくく、耐久性にも優れています。
振動を吸収するTPR樹脂製タイヤで音も静か。さらにタイヤが360度回転するので小回りが効く、女性でも使いやすい台車です。
まとめ
今回はオフィスの移転の流れとやるべきことについて詳しく紹介しました。
オフィスの移転は、やるべきことが多岐にわたり膨大です。この記事では6ヶ月前からの記載ですが、できれば1年以上かけて余裕のあるスケージュールで取り組むことがおすすめしまう。
しっかりとした目標をもとに、社員にとっても顧客にとっても魅力的な新オフィスを目指してください。