投稿者 111投稿日: カテゴリー オフィス家具
ここ数年、導入する企業が増えつつあるフリーアドレスタイプのオフィス。
働く場所を快適にするフリーアドレスは、社員同士のコミュニケーションを活発にし、新しいアイデアを生み、イノベーションをもたらす効果も…。
そこで今回はフリーアドレスについて徹底解説！
フリーアドレスのメリット・デメリット、向いていない企業や部署、さらにフリーアドレスオフィスにおすすめのオフィス家具10選も紹介していきます。
1．フリーアドレスとは？
1-1．固定席を持たないスタイル
フリーアドレスとは社員が固定席を持たず、その日の目的や気分で働く席を選ぶオフィスのスタイルです。
言葉のとおり、フリー（自由な）なアドレス（所在地）を表しています。
大きなテーブルやデスクなどのワークスペースには、基本的に何も置きません。電話も固定電話ではなく、社員に社内用のスマホを配布するケースが多いようです。
社員は仕事で使うパソコンや用具などを個人ロッカーから出して、その日の席を選んで働きます。
1-2．始まりは1980年代
始まりは意外にも日本です。1987年に清水建設技術研究所が、初めてフリーアドレスを導入。
当時は現在のようなコミュニケーションの活性化というよりも、在席率の低い営業職のデスクをワークペースに活用するのが目的でした。
しかし当時はまだまだ紙資料を中心としており、ノートパソコンなども普及していませんでした。結果、快適な働く空間とはならず、フリーアドレスが一般的に普及することはなかったようです。
1-3．現代の働き方にマッチ
現在、フリーアドレスを導入する企業が増えてきたのは、このスタイルが現代の働き方にマッチしてきたからと言えます。
イノベーションの時代になり、今までと同様の仕事をこなすだけでは、生き残れないのが現代の企業。同じ部署だけでなく、他部署とのコミュニケーションも活性化させ、新しいアイデアを創出していく必要が出てきました。
またスマホ、タブレット、ノートPCなどのモバイル機器が充実し、場所を変えての仕事が容易になったことも導入が進んだ大きな要因です。
さらにコロナ禍におけるテレワークの普及やペーパレス化傾向により、場所に縛られない働き方が当たり前に…。今後、ますますフリーアドレスの普及が進むと言われています。
2．フリーアドレスのメリット・デメリットは？
働き方の自由度を高めるフリーアドレスは、たくさんのメリットが上げられます。ですが、その自由度の高さゆえにデメリットが生じることも…。
この項では、フリーアドレスのメリットとデメリット、またデメリットを解消するための工夫について解説します。
2-1．フリーアドレスのメリット
①コミュニケーションを活性化する
固定席では、コミュニケーションが同じ部署の席の近い人に偏りがちです。フリーアドレスにすることで、部署に関係なく、さまざまな人とのコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
そういった違った視点の人と情報交換することで、新しいアイデアや部署を越えたコラボレーションが生まれ、業務へよい影響を与えます。
②新しいチーム編成がしやすい
同じ部署内はもちろん、部署を越えたチーム編成もしやすくなるのもメリットの1つ。通常、部署を越えたメンバーとの業務では、確認を取る時などには、わざわざ相手の部署まで赴くか電話やメールなどをすることが必要に…。
フリーアドレスなら、同じチームとして業務している期間は席を近くにすることで、業務がスピーディーに進みます。
③スペースの有効活用ができる
固定席の場合、社員全員分の席を用意する必要がありますが、フリーアドレスでは全員分の席を用意しないのが通常。
また、その日使う物しか席に置かないので、1人分のワークスペースは固定席よりもコンパクトになり、省スペースが実現可能です。
空いたスペースをソファ席の休憩コーナーにして、社員間のコミュニケーションの活性化をさらに図ったり、また集中したい時に使う個人用の作業ブースを作ることで、働く人にとってさらに快適なオフィスになります。
④環境を美しくできる
フリーアドレスでは、仕事を始める時にロッカーからパソコンや用具を持ってきて、退勤時にはまたロッカーに戻すのが基本です。
ごちゃつきがちな私物がないので、オフィスの景観を美しく保てます。
またデスク周りに物がほとんどないので、清掃も隅々まで行き届き、清潔さを保ちやすいのもメリットの1つです。
⑤社員の主体性が育つ
社員は出社すると、まず「どこで働くか」を決める必要があります。どこで働くかを決めるには、「どういった働き方をするか」、「誰の近くで働くか」などを考えなければいけません。
そうした決断を毎日行うことで、受け身になりがちな社員でも働き方に対する主体性が育っていきます。
2-2．フリーアドレスのデメリット
①距離感が近く、集中しにくい
フリーアドレスでは、壁となる私物がない分、そばに座っている人との距離が近く感じてしまう傾向があるようです。
またコミュニケーションが活発になりやすいスタイルなので、ともすれば周りの話し声がうるさく感じて、集中できないと感じることも…。
1人で集中して作業できる個別タイプの作業スペースを設けると、そういった問題は解消されます。
②社員の管理が難しい
フリーアドレスの広いオフィスでは、どこに誰が座っているのかが分からなくなることがあります。出社しているのかさえ、わからないことも…。
スマホなどのツールで、出勤退勤時刻や座っている席を登録できるシステムを導入して、社員の勤務を管理している企業も多いようです。
③部署のまとまりがなくなる
違う部署とのコミュニケーションが活発になる反面、同じ部署内のコミュニケーションが減少するのもデメリットの一つ。
コミュニケーション不足によって連絡ミスなどが起きないように注意する必要が出てきます。
また集まって仕事をすることで生まれる連帯感もフリーアドレスではなかなか育ちにくいようです。
コミュニケーション不足や連帯感の欠如に陥らないためにも、とくに上司は面談やミーティングの機会を増やすなど、意識して部下とコミュニケーションを取る必要があります。
④席が固定化してしまう
フリーアドレスは、いろいろな人とコミュニケーションを取ることが目的の一つ。ですが毎日のこととなると、つい同じようなメンバーで席が固定化されがちに…。
なるべくアトランダムに席についてもらうためには、同じ席に続けて座らない、頻繁に席替えをするなどのルール作りが必要です。
⑤フリーアドレス化に費用が掛かる
フリーアドレスを導入する際には、LAN整備、電源の確保、モバイルデバイスへの切り替え、オフィス家具の変更など多くの設備投資が必要に。
ですが、こういった取り組みがすでになされているオフィスでは、比較的費用をかけずにフリーアドレスが導入できるとも言えます。
3.フリーアドレスが向いていない企業・部署
メリットが多く、工夫次第でデメリットも解消できるフリーアドレス。ぜひ取り入れたいと考える企業も多いのではないでしょうか。
ですが企業や部署によっては、フリーアドレスが向いていない場合もあります。
①電話対応が多い
スマホよりも固定電話の方が社外との電話対応に適しています。電話対応が多い企業、部署にはあまり向いていません。
②営業職などが少なく、在席率が高い
在席率が高い企業や部署では全員分の席を用意する必要があり、フリーアドレスのメリットが充分に発揮されません。
③ペーパレス化が難しい
紙資料を多く使う企業や部署では、社員の保有している書類も多く、管理が難しくなり、フリーアドレスに向きません。
④持ち出せない機密性の高いデータを管理する部署
セキュリティ上、機密データはモバイル機器では管理できないのでフリーアドレスには不向きです。
⑤デスクトップが必要なクリエートな部署
デザイナーが使うパソコンは、ほとんどがデスクトップタイプ。こちらもフリーアドレスに向いていません。
4.フリーアドレスにおすすめのオフィス家具10選
①キャスター付き 連結 ミーティングテーブルGD-860
連結して人数分だけ増やせるミーティングテーブルです。
キャスター付きなのでレイアウトの変更も楽に行えます。
② 連結 フリアド ミーティングテーブル GD-854
こちらも連結して増設できるミーティングテーブル。
古木風の天板と無骨な雰囲気の脚がミッドセンチュリーの雰囲気を醸し出します。
③フリーアドレスデスク コードホール FAW-1214
ケーブルでごちゃごちゃしがちなテーブル下を、すっきりさせるケーブルダクト付きのミーティングテーブルです。
軽やかなカラーでオフィスを明るい印象に。
④ メールボックス 24人用 3列8段 ダイヤル錠
固定席がないフリーアドレスは、個人宛ての郵便物や配布物を机に置くことはできません。こうしたメールボックスがあると、確実に本人の手に渡ります。
⑤パーソナルロッカー ６人用 ダイヤル錠
- パーソナルロッカー６人用 ダイヤル錠
- 価格：68,650円
容量が中程度の個別ロッカー。更衣室にもロッカーがあるオフィスでは、パソコンや仕事道具を入れるロッカーはこの程度の大きさで充分です。
郵便物や配布物を入れられる投函口付きなので、メールボックスとしても使えます。
⑥パーソナルロッカー 4人用 ダイヤル錠 木製 カフェ風
ナチュラル感がある木製のロッカーは、オフィスをカフェのようなリラックスした空間に。
容量が大きめなので、更衣室がないオフィスでも私物をたくさん入れられます。
こちらも投函口付きです。
⑦カフェテーブル 600 高700 木目
休憩やちょっとしたミーティングにもぴったりなカフェテーブル。堅苦しくない雰囲気でミーティングができます。
⑧ミーティングチェア イス
カフェ風のデザインがおしゃれなチェア。上記のカフェテーブルにもぴったりです。
休憩時間のおしゃべりも弾みますね。
⑨ロビーソファ 待合椅子 ３人用
フリーアドレスで空いたスペースに、こんなおしゃれなソファがあると、オフィスの雰囲気も和みます。
オフィスの雰囲気に合わせて、カラーは18色から選べます。
⑩【セット商品】 パーテーション デスク チェア
集中して作業したい人のための個別スペースがあると、働き方の選択肢が増えることに。
集中しにくいフリーアドレスのデメリットを解消できます。
5．おわりに
今回はフリーアドレスについて詳しく解説してきました。いかがでしたか？
メリットもありますが、デメリットもあるフリーアドレス。
場所に縛られない働き方が推奨される現代。
オフィスを時代に合ったスタイルにシフトしていきたい方は、ぜひ導入を検討してみてもよいのではないでしょうか。