投稿者 111投稿日: カテゴリー オフィス関連
企業にとって業務効率化は、常日頃から進めていきたい重要事項です。業務効率化によって時間やコストを削減し、生じた時間や利益を社員に還元できれば、企業にとっても社員にとっても喜ばしいことと言えるでしょう。
それでは業務を効率化するには、どんな施策が必要でしょうか。
もちろん働き方を見直し、社員がより働きやすい働き方を模索するのも一つの方法です。
そして、さらに大きく業務効率化を進めるために必要なのが、オフィス環境の改善です。
そこで今回は業務効率化のために、改善すべきオフィスの問題点と解決策を紹介します。「オフィスをより働きやすくして、業務効率化を進めたい」とお考えの方はぜひ参考にしてください。
Contents
オフィスの業務効率化によるメリット
問題点を改善した業務効率の良いオフィスは、社員にとって働きやすい環境と言えます。社員が働きやすいオフィスは、業務効率が上がるだけでなく、同時に多くのメリットも生まれます。
業務効率の良いオフィスにより生じるメリットは、以下の6点です。
- コスト削減
- 生産性アップ
- イノベーションの創出
- 社員のストレス低減
- 社員の モチベーション向上
- ワークライフバランス向上
①コスト削減
オンライン化やペーパレス化による印刷代や紙代の削減、フリーアドレスオフィス導入やペーパレス化によるオフィス面積の縮小、作業効率アップによる残業代の削減、オンライン会議導入による出張費の削減など‥。
オフィスの業務効率化が進むことによって、多くの面でコスト削減が実現できます。
②生産性アップ
業務効率化を実現した働きやすいオフィスは、業務に掛かる時間が短縮されます。その分確保できた人件費や時間を、次の業務に充てることが可能です。
速いサイクルで業務が進行するので、結果的に生産性向上につながるでしょう。
③イノベーションの創出
コミュニケーション面における、オフィスの業務効率化を実現すれば、同じ部署だけでなく他部署とのコミュニケーション量が増加します。
他部署から違った角度の意見を聞くことができ、新しい発想が生まれやすくなります。そのためイノベーションの創出が期待できるでしょう。
④社員のストレス低減
働きやすいオフィスは、そうでないオフィスに比べ、社員が気持ち良く働けます。よって社員のストレス削減が期待できるでしょう。
勤務中の身体やメンタル面での負担が減り、社員の健康維持に繋がります。
⑤社員のモチベーション向上
働きやすい環境は、社員の仕事へのモチベーションを高めます。社員のモチベーションが上がれば、結果的に生産性の向上に繋がります。
また快適で働きやすいオフィスは、「このオフィスで働きたい」という気持ちを高め、社員の会社への愛着を強めることになるでしょう。
⑥ワークライフバランス向上
業務効率が上がるとことで、業務に掛かる時間が削減できます。よって残業や休日出勤の削減に繋がります。
プライベート時間をしっかり確保し、適切なワークライフバランスを保つことが可能です。
業務効率を下げるオフィスの問題点とは？
オフィスにおける、業務効率を下げている問題点には、どういったことがあるでしょうか。
解決すべき課題として、以下の点が挙げられます。
- ストレスを感じる
- 集中できない
- ミーティングが好きな時に行えない
- 無駄な動きが多い、動きづらい
- オンライン化やペーパレス化が進んでいない
- リフレッシュできない
課題を1つずつ解説していきます。
①仕事中にストレスを感じる
業務効率低下の大きな原因の一つに、社員がストレスを感じやすいことが挙げられます。
オフィスが窮屈で執務中に同僚との距離が近すぎたり、資料が多く乱雑な環境だったり、デスクや椅子が長時間の執務に適していなかったりすると、身体的にもメンタル的にもストレスを感じてしまうでしょう。
オフィスレイアウトやオフィス家具を見直し、社員にとって快適な空間作りが必要です。
②集中できない
執務室内の作業スペースが画一的なものであったり、常に落ち着かない環境だったりすると、作業に集中できない社員も出てきます。そういった社員は、人のいない昼休憩に作業したり、あえて残業したりして集中できる時間を生みだそうとします。
個人ブースやミーティングスペースなど、様々な形態の作業スペースを設置すると、業務によって効率の良いスペースを選ぶことが可能です。
③ミーティングが好きな時に行えない
ミーティング場所が広い会議室しかないオフィスでは、会議室が空いていない場合、ミーティングを好きな時に行えません。ミーティングが直ぐに行えないと、業務停滞を招きます。
複数タイプのミーティングスペースを設置し、常時ミーティングが行えるようにすることが必要です。
④無駄な動きが多い、動きづらい
他部署との関わりが多い社員は、用事がある度にその部署に出向き、また戻ってくることが頻繫です。この繰り返しが時間的なロスを産みます。
また狭いオフィスや動線が考えられていないオフィスは、移動しづらいので、その度にストレスを感じることになります。
オフィスレイアウト変更などで、無駄な動きが少なく、移動しやすいオフィスを実現させましょう。
⑤オンライン化やペーパレス化が進んでいない
オンライン化やペーパレス化の停滞も、業務効率化を阻害する要因です。
紙資料は、多くの社員が同じものを所持している場合があります。しかし社内クラウドなどに資料を保存しておけば、そこから何時でも取り出せるので、それぞれが所持する必要がありません。
また紙資料は、使いたい時に直ぐ見つけられないこともあるので、時間的ロスになる場合も多くあります。
紙資料が少なければ保管場所も狭くて済むので、その分オフィス面積を削減でき、コスト削減に繋がります。
⑥リフレッシュできない
休憩時間を過ごすリフレッシュスペースが無かったり、あったとしても環境が悪かったりすると、社員は充分リフレッシュすることができません。
ストレスを解消できないまま、仕事に戻るので、作業開始後も効率的に仕事がこなせないでしょう。
スペースの有効活用し、居心地良いリフレッシュスペースの設置が必要です。
場所別に考えるオフィスの業務効率を上げる施策
それではオフィスの業務効率化のために、どのような解決策があるのでしょうか。
ここではオフィスを執務スペースとミーティングスペース、リフレッシュスペースの3つに分けて、それぞれでできる施策を紹介します。
1.執務スペースの業務効率化
①フリーアドレスの導入
テレワークの社員が多かったり、営業などほとんどデスクを使わない社員が一定数いたりする場合は、固定席を廃止し、フリーアドレスオフィス導入も有効です。
決まった席を決めないフリーアドレスは、デスク数を減らせるので、スペースを有効に使えます。スペースの使い方次第で、オフィスをより快適なものにできるでしょう。
またフリーアドレスはプロジェクトごとに近い席に集まったり、移動した先でそのまま作業を再開したりできるので、無駄な移動を減らせます。
②疲労を感じにくいデスクや椅子の導入
長時間のデスクワークは、体へ負担を与えます。腰痛や肩こりは作業効率を下げてしまいます。
疲労を感じにくいデスクや椅子を導入して、快適にデスクワークできる環境を整えましょう。
③オンライン化やペーパレス化の推進
社内クラウドやコミュニケーションツール、ウェブ会議システム導入により、業務効率化が可能です。
オンライン化はペーパレス化にも繋がり、印刷代や紙代などのコスト削減にも繋がります
ただし紙資料の方が、PC上より作業を進めやすい業務もあります。どちらが効率的かを考えて、ペーパレス化を判断しましょう。
④集中ブースの設置
エシステムエンジニアやプログラマー、デザイナーなどは、1人で集中して作業する方が向いている職種です。
また一般の社員でも、1人で作業を進めたい業務があります。
周りの音や視線をある程度遮断できる、集中ブースがあれば、業務の効率を上げられます。
2.ミーティングスペースの業務効率化
ミーティングスペースを改善することで、様々な面で業務効率化が実現できます。
①予約不要のミーティングスペース設置
会議室が予約制だとスケジュール管理が必要だったり、待ち時間により業務停滞を招いたりすることも…。
予約不要のミーティングスペースが複数あれば、必要時に直ぐミーティングが行えます。
②さまざまなサイズのミーティングスペース設置
ミーティングは参加人数により、必要なスペースが変わってきます。
広いサイズだけでなく、さまざまなサイズのミーティングスペースを複数用意することで、よりスペースが有効活用が可能です。
③スタンディング形式のミーティングスペース設置
ミーティングは時として、冗長なものになりがちです。
手短にミーティングを終えたい時には、スタンディング形式のミーティングスペースが有効です。
④オンライン会議用のスペース設置
ミーティングスペースにオンライン会議システムを導入すると、迅速にオンライン会議が開催できます。
また1人でオンライン会議に参加する場合も多いので、個人オンライン会議ブースがあると便利です。
3.リフレッシュスペースの充実
疲労により集中力が下がると、業務効率も下がります。
リフレッシュスペースを充実させ、社員が疲労感を残さず業務に戻れるようにしましょう。
①居心地良い部屋を選ぶ
窓からの眺めの良い部屋や、テラスがある部屋をリフレッシュスペースにすると、居心地良い空間となり、社員はよりリフレッシュしやすいでしょう。
また植物など自然を感じられる要素を取り入れると、よりリラックスできる空間が実現します。
②仮眠スペース設置
短時間の仮眠にはストレス解消、集中力回復の効果があります。
個人ブースや仮眠スペースを設置し、仮眠が取れる場所を確保がおすすめです。
③コミュニケーションしやすい仕掛けを設置
ソファ席やビリヤード台、卓球台などを設置すると、自然と人が集まりやすくなります。
人が集まりやすくなれば、他部署とのコミュニケーション増加も期待できます。
多くの人とのコミュニケーションは、新しい発想を生む種となるでしょう。
オフィスの業務効率化をサポートするオフィス家具５選
オフィスの業務効率化は、社員にとって働きやすい環境を作ることが重要です。
ここからは社員の働きやすさをサポートする、オフィス家具を紹介します。
①ミーティングテーブル 楕円型 3600×1200ワイヤリングBOX付き フリーアドレス
作業台としても使いやすい、大型のミーティングテーブルです。
柔らかい雰囲気の楕円形で、長方形より大人数で使えます。
ワイヤリングBOX付きで、フリーアドレスオフィスにも適しています。
②テーブル カウンターテーブル ハイテーブル
- テーブル カウンターテーブル ハイテーブル
- 価格：7,560円
スタンディング形式のミーティングスペースに、使いやすいハイテーブルです。
大き過ぎないサイズはサッと集合し、サッと解散したい、ちょっとしたミーティングにピッタリです。
リフレッシュスペースでハイチェアとセットで使えば、カフェのような雰囲気に。
③オフィスチェア オカムラ CP45C バロン Baron デザインアーム スタンダード ハイバック 背座メッシュタイプ
疲労を感じにくいデスクチェアは、業務効率化に欠かせないアイテム。
オカムラのデスクチェア「バロン」は、人間工学に基づいた快適な座り心地が特徴です。
イタリアの有名工業デザイナー、ジウジアーロとのコラボレーションで生まれた洗練されたフォルムが魅力です。
④エルゴヒューマン プロ オットマン HIGH ハイブリッド
日本の家具メーカー、関家具のブランド「エルゴヒューマン」。
人間工学に基づいたデザインが、快適な座り心地を実現しています。
こちらの「プロ オットマン」はエルゴヒューマンの最上級モデル。オットマン付属で、狭いスペースでも横になった状態で仮眠できます。
⑤ムービングソファ 1人掛け バックパネル/サイドパネル2枚付き
周りの視線と音を遮る、バックパネル付きのソファです。
可動式なので、組み合わせ次第で様々な使用が可能。
単独で集中ブースとして、複数を組合わせてミーティングスペースとして使えます。
まとめ：社員が働きやすいオフィスを実現して業務効率化を！
今回はオフィスの業務効率化のための、施策について紹介しました。
業務効率化は明確な目的が無いと、形だけになりがちです。どんな課題を解消し、どんな業務効率化を目指すか、明確な目的を決めて行うことが重要です。
業務効率化すれば、結果的にオフィスは社員が働きやすい環境になります。ぜひ会社にとっても社員にとっても有益な、オフィスの業務効率化を目指してください。