投稿者 111投稿日: カテゴリー オフィス関連
多様な働き方の重要性が謳われる昨今。働く場所も多様化しています。中でも専用の個室スペースが使える「レンタルオフィス」は、開業を検討する方の有力な選択肢になっています。
しかし「レンタルオフィス」以外にも「コワーキングスペース」「バーチャルオフィス」「サテライトオフィス」など、新しい形態のワークスペースも存在し、「違いがいまいち分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は「レンタルオフィス」について、仕組みや他のワークスペースとの違い、メリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどを詳しく紹介します。
「初期費用や時間を掛けずにオフィスを開設したい！」「レンタルオフィスとコワーキングスペースの違いが分からない！」という方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
Contents
レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスとは個室となっている占有スペースと、他の利用者との共有スペースを併せ持つオフィスです。
あらかじめ内装やオフィス家具、インターネットや電話回線などのインフラが完備され、契約後にすぐ入居が可能です。共有スペースには複合機などのOA機器が設置され、キッチンやリフレッシュスペースなども使用できます。
中にはオプションで「電話代行サービス」や「有人受付サービス」などの人的サービスを提供しているレンタルオフィスもあります。
通常の賃貸オフィスとの違い
内装やオフィス家具、インターネットや電話などのインフラが整備され、契約後直ぐに入居可能な「レンタルオフィス」。通常の賃貸オフィスとは、どういった違いがあるのでしょうか。
通常の賃貸オフィス
オフィス内の全てのスペースを自社で占有できる「賃貸オフィス」。賃貸オフィスに入居の際には、内装やオフィス家具、OA機器、インターネットや電話回線などのインフラの整備を自社で行う必要があります。そのため、入居前に時間やコストが必要です。
また契約の際には、敷金として10～12か月分の賃料、さらに仲介手数料を支払わなくてはならず、かなり大きな額の準備が必要です。また退去時には原状回復工事も必要となり、ここでもコストが掛かってきます。
しかし自社オフィスを持つことは、社会的信用を得られやすいメリットがあります。クライアントに、安定した企業という好印象を与えられるでしょう。
レンタルオフィス
対してレンタルオフィスは、前述のように内装やオフィス家具、OA機器、インフラが整備されているので、契約後すぐ入居可能です。
多くのレンタルオフィスで法人登記・住所利用が可能で、新しく起業する人やスタートアップ企業などに多く利用されています。
入居時に初期費用として利用料金1～2ヶ月程度の金額を支払い、さらに月単位で利用料金を支払います。また光熱費は徴収されませんが、共益費が必要です。
「賃貸オフィス」では退去時に原状回復工事が必要ですが、「レンタルオフィス」は、1～数万円程度のクリーニング代の支払いのみでOKです。
「レンタルオフィス」は「賃貸オフィス」に比べて、入居や退去時の手間やコストが掛からない点が大きな魅力といえるでしょう。
コワーキングスペース・サテライトオフィス・バーチャルオフィスとの違いは？
レンタルオフィス以外にも、新しいワークスペースとして増えているのが「コワーキングスペース」「サテライトオフィス」「バーチャルオフィス」です。それぞれの特徴を紹介していきます。
コワーキングオフィス（シェアオフィス）
「シェアオフィス」とも呼ばれる「コワーキングスペース」。コワーキングスペースは共有スペースのみので、レンタルオフィスのような個別スペースはありません。複数の企業や起業家が同じスペースで仕事をするので、横のつながりを増やしやすいメリットがあります。
多くのコワーキングスペースでは、フリーWi-Fiやフリードリンクなどのサービスが提供され、中にはミーティングスペースを利用できるところもあります。
コワーキングスペースでは、時間単位から利用が可能です。個別スペースが無い分、レンタルオフィスよりも割安な料金設定となっています。
サテライトオフィス
「サテライトオフィス」とは、企業本社や本拠地から離れた場所に企業が設置する小規模オフィスです。通常、自宅にテレワーク環境が整っておらず、本社や本拠地より通勤しやすい社員が利用します。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスはワークスペースとして利用するのではなく、住所や電話番号を利用するためのサービス形態です。そのため、実際にワークスペースは存在しません。
バーチャルオフィスは、起業の際の住所利用や登記が可能です。また多くのバーチャルオフィスでは、郵便物の受取り・転送のサービスを行っています。
またインターネットのメタバース空間上にあるオフィスも「バーチャルオフィス」と呼ばれます。こちらはテレワーク中の社員とのコミュニケーションを目的としており、名称は同じですがサービス内容は全く違うものです。
レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスには、「入居や退去の手間・費用が掛からない」以外にも、以下のようなメリットが挙げられます。
- 法人登記ができる
- 個別スペースが必要な士業などの許認可が取れる
- OA機器などのランニングコストが抑えられる
- 一等地でも割安に借りられる
- オフィス規模を拡大・縮小しやすい
- 会議室などの共有スペースを利用できる
- 他企業との交流が持ちやすい
法人登記ができる
レンタルオフィスの多くで、住所を法人登記に利用できるサービスを実施しています。またホームページやパンフレットなどに、レンタルオフィスの住所を記載が可能です。
個別スペースが必要な士業などの許認可が取れる
税理士や宅建士、人材紹介業など、個人情報を扱う業種では、事業開始の許認可を取るには個別スペースのあるオフィスが必要となります。そのため法人登記ができるバーチャルオフィスでも、許認可が取れない場合がほとんどです。レンタルオフィスでは個別スペースが確保できるので、こうした業種の許認可が取ることができます。
OA機器などのランニングコストが抑えられる
賃貸オフィスでは、OA機器の購入やレンタルの必要があります。また紙代などのランニングコストや、故障の際の修理代が掛かります。
レンタルオフィスでは、共益費にこうした費用が含まれているので、別途支払う必要がありません。
一等地でも割安に借りられる
レンタルオフィスは同じスペースを複数企業で共有しているため、1社あたりの料金が賃貸オフィスより割安です。そのため、賃貸オフィスでは賃料が高く手の届かない一等地のオフィスを利用できる場合があります。一等地に住所を持つことで、企業のステータスを上げることが可能です。
オフィス規模を自由に拡大・縮小しやすい
企業の規模が拡大し、今までのオフィスが手狭になることがあります。レンタルオフィスには、1人用～大人数用までさまざまなサイズのオフィスが用意されています。そのため同じレンタルオフィス内の、広いスぺ―スのオフィスに移動することが可能です。もちろん人数が減少した場合は、コンパクトサイズのオフィスに移動もできます。
会議室などの共有スペースを利用できる
共有スペースが充実しているレンタルオフィスでは、会議室が付属している場合があります。会議室は、無料あるいは有料で使用可能です。そのため、わざわざ外部の会議室を用意する手間が省けます。
他企業との交流が持ちやすい
レンタルオフィスでは複数企業で共有スペースを利用するので、さまざまな企業の人とコミュニケーションを持つことができます。関係が深められれば仕事の依頼や業務提携に繋がることも期待できます。
レンタルオフィスのデメリット
メリットが多いレンタルオフィスですが、使い方次第ではデメリットが浮き彫りになることも…。レンタルオフィスのデメリットには、以下のようなものが考えられます。
- サービスの利用の仕方次第で割高になる
- オフィス外での業務が多いと利用頻度が低くなる
- 住所が同じ企業が多数存在する
- 自由に内装を変えられない
サービスの利用の仕方次第で割高になる
レンタルオフィスでは来客対応や電話応対、郵便物受取・転送などのサービスをオプションで利用できる場合があります。便利なサービスですが、よく考えずにオプションを追加していくと、結局賃貸オフィスよりも割高になってしまうので注意が必要です。
オフィス外での業務が多いと利用頻度が低くなる
社員のほとんどが外回りなどオフィス外での業務が多いと、オフィスに誰もいない状態が続きます。不在時間が長い場合、秘書サービス付きのバーチャルオフィスに切替えるなど、利用の仕方を再検討した方がよいでしょう。
住所が同じ企業が多数存在する
レンタルオフィスの住所を法人登記に利用すると、同様に登記している他企業と同じ住所になります。同住所の企業が複数あることに疑問を感じる人も中にはいるので、信頼性が失われるケースも考えられるでしょう。
自由に内装を変えられない
内装やオフィス家具が既に設置されているレンタルオフィスでは、内装を自由に変更できません。「個性的なオフィス空間を作りたい！」という企業には、向いていないといえます。
レンタルオフィスを選ぶ際のポイント
レンタルオフィスを選ぶ際には、注意すべきポイントがいくつかあります。以下のようなポイントを押さえて、自社に合ったレンタルオフィスを選びましょう。
- 料金体系
- 共有スペースの充実度
- サービスの充実度
それぞれのポイントを詳しく紹介します。
料金体系
レンタルオフィスを選ぶ際に、重要なポイントになるのが料金体系です。通常、レンタルオフィスでは月ごとに利用料金と共益費を払います。さらに入居時には月額利用料金の1～2ヶ月分の初期費用も必要となります。
利用料金は立地やオフィスの内容に見合ったものなのか、複数のレンタルオフィスで比較検討するのがおすすめです。特に初期費用はレンタルオフィスごとに値段の開きがあるので、しっかりチェックしましょう。
またオプションのサービスが、有料の場合と無料の場合があるので、サービスの料金体系もチェックする必要があります。
共有スペースの充実度
共有スペースが充実していれば、より快適に業務が進められます。レンタルオフィスの共有スペースには、会議室やビジネスラウンジ、カフェ、ドリンクサーバー、複合機などのOA機器、裁断機、シュレッターなどが設置されます。レンタルオフィスによって充実度が違うので、しっかり共有スペースの内容もチェックしましょう。
サービスの充実度
サービスが充実したレンタルオフィスは、「サービスオフィス」とも呼ばれます。サービスオフィスでは、電話対応や秘書サービス、郵便受取・転送、会議室の利用、住所・電話番号の利用、登記利用などのサービスを受けることが可能です。
利用できるサービスはレンタルオフィスごとに違うので、自社が希望するサービスを実施しているかチェックが必要です。
レンタルオフィスのような快適空間を作るおすすめオフィス家具3選
初期費用や時間を掛けずに、快適なオフィスを開設できるレンタルオフィス。自宅でもおすすめオフィス家具を使えば、レンタルオフィスのような快適なテレワーク環境が作れます。
①エルゴヒューマン プロ オットマン
- エルゴヒューマン プロ オットマン
- 価格：151,800円（税込）
人間工学に基づいたオフィチェアのブランド「エルゴヒューマン」。エルゴヒューマンのチェアは、腰へのフィット感とサポートに重点を置いて作られています。最上位モデルの「PRO オットマン」は、折り畳み式のオットマンが付属。フラットに近い状態になり、仮眠にもピッタリです。
②ワークデスク 幅1200×奥行700×高700
木目の天板とブラックのスクエア型の脚がおしゃれなワークデスク。天板には傷や汚れが付きにくい低圧メラミン化粧板が採用されています。リーズナブルな価格も魅力です。
③3段 ワゴン 大容量 オールロック
上記のワークデスクとセットで使いたいデスクワゴンです。収納力は抜群で、A4ファイルもたっぷり収納できます。全引出しを一度でロックできるオールロックタイプです。
レンタルオフィスを上手に利用すれば開業がよりスムーズに！
今回はレンタルオフィスの仕組みや他のワークスペースとの違い、メリットやデメリット、選ぶ際のポイントなど詳しく紹介しました。
レンタルオフィスは手間や初期費用を掛けずに、オフィスを開設できるワークスペースです。これから開業を考えている方の有力な選択肢の一つとなるでしょう。
レンタルオフィスはメリットが多い反面、契約内容によってはデメリットが発生する場合もあります。自社に必要な条件をしっかり押さえて、最適なワークスペースを模索していきましょう。